Postępowanie przed urzędem nie powinno trwać bez końca. Kodeks postępowania administracyjnego nakłada na organy obowiązek działania bez zbędnej zwłoki, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego określa ustawowe terminy na ich załatwienie. Jeżeli sprawa nie zostaje rozstrzygnięta w terminie albo urząd prowadzi ją dłużej, niż jest to rzeczywiście potrzebne, stronie przysługują środki służące przeciwdziałaniu bezczynności i przewlekłości.
Bezczynność i przewlekłość nie są tym samym. O bezczynności mówimy, gdy organ nie załatwił sprawy w terminie wynikającym z ustawy, przepisów szczególnych albo w dodatkowym terminie wskazanym stronie. Przewlekłość oznacza natomiast prowadzenie postępowania dłużej niż jest to niezbędne do jego zakończenia, przykładowo przez powtarzanie zbędnych czynności, długie przerwy między kolejnymi działaniami albo nieuzasadnione odkładanie podjęcia decyzji.
Jeżeli organ nie może załatwić sprawy w terminie, powinien zawiadomić stronę o przyczynach opóźnienia, wskazać nowy termin oraz pouczyć o prawie do wniesienia ponaglenia. Samo przedłużenie terminu nie może być jednak dowolne. Organ nadal powinien działać sprawnie, a nowy termin powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom konkretnej sprawy.
Podstawowym środkiem przysługującym stronie jest ponaglenie, o którym mowa w art. 37 Kodeksu postępowania administracyjnego. Ponaglenie powinno zawierać uzasadnienie. Jeżeli w sprawie istnieje organ wyższego stopnia, ponaglenie kieruje się do tego organu za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie. Jeżeli organu wyższego stopnia nie ma, ponaglenie wnosi się bezpośrednio do organu prowadzącego sprawę.
W uzasadnieniu warto krótko przedstawić przebieg sprawy: kiedy złożono wniosek, jakie czynności zostały wykonane, kiedy upłynął termin oraz czy organ informował o jego przedłużeniu. Należy wskazać, czy zarzut dotyczy bezczynności, przewlekłości, czy obu tych zjawisk. Ponaglenie złożone przed upływem terminu na załatwienie sprawy zostanie pozostawione bez rozpoznania, dlatego przed jego wniesieniem trzeba sprawdzić, czy ustawowy lub wyznaczony termin rzeczywiście już minął.
Organ rozpatrujący ponaglenie ocenia, czy doszło do bezczynności albo przewlekłego prowadzenia postępowania oraz czy naruszenie miało charakter rażący. W razie stwierdzenia naruszenia może zobowiązać organ prowadzący sprawę do jej załatwienia w określonym terminie, a także zarządzić wyjaśnienie przyczyn opóźnienia i ustalenie osób za nie odpowiedzialnych. Kodeks przewiduje również odpowiedzialność pracownika urzędu, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził ją dłużej niż było to konieczne.
Wniesienie ponaglenia otwiera także drogę do sądu administracyjnego. Zgodnie z Prawem o postępowaniu przed sądami administracyjnymi skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu. Nie trzeba więc czekać, aż ponaglenie zostanie formalnie rozpoznane, jeżeli zostało skutecznie wniesione.
Skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego wnosi się za pośrednictwem organu, którego bezczynność lub przewlekłość jest przedmiotem skargi. Organ powinien przekazać skargę wraz z aktami i odpowiedzią do sądu. W skardze należy oznaczyć organ, opisać przebieg postępowania, wskazać wniesienie ponaglenia oraz sformułować żądanie stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości.
Jeżeli sąd uwzględni skargę, może zobowiązać organ do wydania aktu lub dokonania określonej czynności w wyznaczonym terminie i stwierdza, czy organ dopuścił się bezczynności albo przewlekłości. Sąd ocenia również, czy naruszenie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. W odpowiednich przypadkach może ponadto wymierzyć organowi grzywnę albo przyznać skarżącemu określoną sumę pieniężną.
Przed wniesieniem ponaglenia warto upewnić się, jaki termin ma zastosowanie do konkretnej sprawy. Nie wszystkie postępowania administracyjne są prowadzone na ogólnych zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego – przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy lub odmienny tryb. Należy też odróżnić bezczynność w indywidualnej sprawie administracyjnej od zwykłego braku odpowiedzi na korespondencję, która nie wszczyna postępowania administracyjnego.
Ponaglenie i skarga na bezczynność są szczególnie ważne w sprawach, w których opóźnienie urzędu realnie wpływa na sytuację obywatela – na przykład blokuje możliwość rozpoczęcia inwestycji, uzyskania świadczenia, wpisu, zezwolenia albo rozstrzygnięcia innej sprawy życiowej. Ich celem nie jest karanie urzędu, lecz doprowadzenie do sprawnego załatwienia sprawy zgodnie z prawem.
Adwokat Łukasz Giza